Cloud transparency

1. Production status and scope

Diese Seite erfüllt die Transparenzfunktion zu den für die Datenverarbeitung eingesetzten IKT-Infrastrukturen von OUHUD Search Intelligence. Sie betrifft insbesondere in der Europäischen Union gespeicherte nicht personenbezogene Daten. Für personenbezogene Daten gelten zusätzlich die privacy policy, which AVV und die dort beschriebenen Transfergarantien.

2. Infrastructure and jurisdiction

Vertragspartner

Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland · Registergericht Ansbach, HRB 6089
AV-Vertrag vom 04.09.2026, Vertragsrubrum

Rechenzentrum

Helsinki (Tuusula), Finnland
Serverstandort laut Kundenkonto; TÜV-Bericht 63017991-01, Abschnitt 2.2

Betreiber vor Ort

Hetzner Finland Oy, Huurrekuja 10, 04360 Tuusula
AV-Vertrag Anlage 3 (genehmigte Subunternehmer)

Verarbeitungsort

Europäische Union / EWR · Supportleistungen ausschließlich innerhalb der EU
AV-Vertrag § 3 Abs. 1: Verarbeitung ausschließlich in einem EU-Mitgliedstaat oder EWR-Vertragsstaat

Rechtswahl des Vertrags

Recht der Bundesrepublik Deutschland
AV-Vertrag § 13.1

External AI services

Not released for production; optional use only after separate activation and a documented transfer assessment.

Finnland ist Mitgliedstaat der Europäischen Union. Es findet damit keine Drittlandübermittlung statt, und eine Transfer-Folgenabschätzung ist nicht erforderlich. Die aktuelle Trennung zwischen eingesetzten, geplanten und kundenaktivierten Diensten steht unter Service providers and data recipients.

Independent evidence

You do not have to take our word for it. This evidence concerns the data centre and can be requested from the provider:

• ISO/IEC 27001, gültig bis September 2028, für alle Standorte in Deutschland und Finnland (TÜV-Bericht 63017991-01, Abschnitt 2.1)
• BSI C5 Typ 2 Testat seit Dezember 2025 (TÜV-Bericht 63017991-01, Abschnitt 2.1)
• Externe Prüfung der technischen und organisatorischen Maßnahmen durch TÜV Rheinland i-sec, Ortsbegehung Helsinki am 19.02.2026 — keine Abweichungen festgestellt (TÜV-Bericht 63017991-01, Abschnitte 1 und 3)
• Jährliche Wiederholung der TOM-Prüfung durch eine unabhängige Stelle (AV-Vertrag § 8 Abs. 3)

3. Technical, organisational and contractual measures

The certificates above apply to the data centre — building, power, network and physical security. They do not cover our application. With a dedicated server the contract explicitly assigns administration, maintenance and security to us. That is why this page states what we have implemented ourselves and what is still open.

• Logische Trennung der Mandantendaten — umgesetzt: Row Level Security in der Datenbank; die Anwendungsrolle ist weder Eigentümerin noch von RLS ausgenommen
• Protokollierung von Datenänderungen — umgesetzt: Revisionssicheres Änderungsprotokoll je Mandant
• Prüfung hochgeladener Dateien auf Schadsoftware — umgesetzt: Virenprüfung vor jedem Parser-Aufruf; ist der Scanner nicht erreichbar, wird die Datei nicht verarbeitet
• Rollen- und Berechtigungskonzept — umgesetzt: Rollenbasierte Rechte je Organisation, getrennte Datenbankrollen für Anwendung und Wartung
• Verschlüsselung der Daten im Ruhezustand — offen: In Vorbereitung. Zugangsdaten zu Kundensystemen sind bereits einzeln verschlüsselt gespeichert; die Verschlüsselung des gesamten Datenträgers steht aus
• Backup- und Wiederherstellungskonzept — offen: In Vorbereitung. Verfahren und Aufbewahrungsfristen sind festgelegt, der produktive Betrieb steht aus

The actual effectiveness of these measures is reviewed before production release on the basis of the selected provider, its contractual documents and the actual technical configuration. General marketing statements by a provider do not replace this review.

4. Handling international state disclosure requests

Ouhud GmbH erkennt eine Entscheidung eines Gerichts oder einer Verwaltungsbehörde eines Drittstaats über Zugang zu in der Union gespeicherten nicht personenbezogenen Daten grundsätzlich nur an, wenn sie auf einer rechtskräftigen internationalen Übereinkunft, etwa einem Rechtshilfeabkommen mit der Europäischen Union oder einem Mitgliedstaat, beruht.

If such an agreement is missing and compliance would violate Union law or the law of the member state concerned, a transfer only takes place if the order under the law of the third country must be reasoned, proportionate and sufficiently specific, a reasoned objection is reviewed by a competent court of the third country and that court may duly take into account the interests of the data provider protected under Union or member state law. If these cumulative conditions are not met, the request is refused.

What the provider commits to contractually

• Hetzner informiert uns unverzüglich über Kontrollhandlungen und Maßnahmen der Aufsichtsbehörde, soweit sie diesen Auftrag betreffen. (AV-Vertrag § 5 Nr. 4)
• Bei Pfändung, Beschlagnahme oder vergleichbaren Maßnahmen Dritter informiert Hetzner uns unverzüglich und teilt den Beteiligten mit, dass Hoheit und Eigentum an den Daten ausschließlich bei uns als Verantwortlichem liegen. (AV-Vertrag § 13.3)
• Ist die Ouhud GmbH einer behördlichen Kontrolle, einem Ordnungswidrigkeiten- oder Strafverfahren ausgesetzt, unterstützt Hetzner nach besten Kräften. (AV-Vertrag § 5 Nr. 5)
• Diese Benachrichtigungspflichten entfallen, soweit Hetzner durch Gesetz, behördliche oder gerichtliche Anordnung zur Verschwiegenheit verpflichtet wird. Diese Grenze steht hier, weil eine Zusicherung ohne ihre Ausnahme keine ist. (AV-Vertrag § 5 Nr. 4 und § 13.3, jeweils Satz 2 f.)

5. Selection, review and changes

Vor Aktivierung eines Infrastruktur- oder sonstigen Auftragsverarbeiters prüft Ouhud GmbH Vertragsgesellschaft, Leistung, Datenkategorien, Rechenzentren, anwendbare Rechtsordnungen, Behördenzugriffe, Unterauftragnehmer, Sicherheitsmaßnahmen und Transfergrundlagen.

Changes are updated on this page. Where personal processed data is affected, the active prior information and the objection procedure of the DPA additionally apply; a mere website change does not replace that notification.

6. Contact

Fragen zu Infrastruktur, Jurisdiktionen und staatlichen Zugriffen richten Sie an info@ouhud.com.